เลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือ ERP อย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ
เมื่อธุรกิจโตขึ้น โปรแกรมบัญชีที่เคยใช้ได้ดีอาจเริ่มไม่พอ เช่น ต้องกรอกข้อมูลซ้ำระหว่างฝ่ายขาย คลังสินค้า และบัญชี หรือรอปิดงบนานเพราะข้อมูลอยู่คนละที่ คำถามที่ตามมาคือควรเปลี่ยนเป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ตัวใหม่ หรือถึงเวลาลงทุนกับระบบ ERP แล้ว
บทความนี้สรุปความต่างของสองทางเลือก เกณฑ์ที่ควรใช้ตัดสินใจ และขั้นตอนย้ายระบบที่ช่วยลดความเสี่ยงที่งานจะสะดุด
โปรแกรมบัญชีออนไลน์กับ ERP ต่างกันอย่างไร
| ประเด็น | โปรแกรมบัญชีออนไลน์ | ระบบ ERP |
|---|---|---|
| ขอบเขต | งานบัญชี ภาษี ออกเอกสารขายและซื้อ | เชื่อมงานหลายฝ่าย เช่น ขาย จัดซื้อ คลัง ผลิต และบัญชี |
| เหมาะกับ | ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่กระบวนการไม่ซับซ้อน | ธุรกิจที่มีหลายสาขา มีสต็อกหรือการผลิต และต้องการข้อมูลรวมศูนย์ |
| ระยะเวลาเริ่มใช้ | ไม่กี่วันถึงไม่กี่สัปดาห์ | หลายเดือน ขึ้นกับขอบเขตงาน |
| ต้นทุน | ค่าสมาชิกรายเดือนหรือรายปี | ค่าลิขสิทธิ์ ค่าติดตั้ง และค่าดูแลระบบ |
8 เกณฑ์ที่ควรใช้เลือกระบบ
- รองรับภาษีไทย: ออกรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และข้อมูลสำหรับยื่นแบบ ภ.พ.30 ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ได้ รวมถึงรองรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หากมีแผนจะใช้
- สิทธิ์ผู้ใช้และประวัติการแก้ไข: กำหนดได้ว่าใครสร้าง อนุมัติ หรือแก้เอกสารใด และเก็บประวัติว่าใครแก้อะไรเมื่อไร
- การเชื่อมต่อ: นำเข้ารายการเดินบัญชีธนาคาร เชื่อมระบบขายหน้าร้านหรือร้านค้าออนไลน์ และมีช่องทางเชื่อมต่อแบบ API
- สินค้าคงคลังและต้นทุน: คำนวณต้นทุนขายตามวิธีที่กิจการใช้ และติดตามสต็อกหลายคลังได้หากจำเป็น
- รายงานผู้บริหาร: ดูผลแยกตามสาขา โครงการ หรือสายผลิตภัณฑ์ได้โดยไม่ต้องทำตารางเพิ่มเอง
- ความปลอดภัยและการสำรองข้อมูล: มีการยืนยันตัวตนหลายขั้น เข้ารหัสข้อมูล และนโยบายสำรองข้อมูลที่ชัดเจน
- ส่งออกข้อมูลได้: ดึงข้อมูลทั้งหมดออกมาในรูปแบบมาตรฐานได้ เพื่อไม่ผูกติดกับผู้ให้บริการรายเดียว
- ต้นทุนรวมระยะยาว: คิดค่าใช้จ่ายตลอด 3 ถึง 5 ปี ทั้งค่าผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น ค่าโมดูลเสริม และค่าอบรม
สัญญาณว่าถึงเวลาเปลี่ยนไปใช้ ERP
- ทีมต้องกรอกข้อมูลเดียวกันซ้ำในหลายโปรแกรมทุกวัน
- ตัวเลขสต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริงบ่อยครั้ง
- การปิดงบรายเดือนใช้เวลานานเพราะต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง
- ผู้บริหารต้องรอรายงานหลายวันกว่าจะตัดสินใจได้
ขั้นตอนย้ายระบบให้ราบรื่น
- สำรวจกระบวนการจริง: เขียนขั้นตอนตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงรับชำระเงิน และจุดที่มีปัญหาในปัจจุบัน
- เปรียบเทียบตัวเลือก: ให้ผู้ขายสาธิตกับสถานการณ์จริงของธุรกิจ ไม่ใช่ตัวอย่างสำเร็จรูป
- ทำความสะอาดข้อมูลหลัก: รายชื่อลูกค้า ผู้ขาย สินค้า และผังบัญชีควรถูกตรวจและตัดรายการซ้ำก่อนย้าย
- กำหนดยอดยกมา: เลือกวันเริ่มใช้ที่ตรงกับต้นงวด เช่น ต้นเดือนหรือต้นปีบัญชี และยืนยันยอดยกมากับงบทดลอง
- ทดสอบคู่ขนาน: ใช้ระบบเดิมและระบบใหม่พร้อมกันอย่างน้อยหนึ่งรอบการปิดบัญชี แล้วเทียบผล
- อบรมและกำหนดผู้รับผิดชอบ: ผู้ใช้แต่ละฝ่ายควรรู้ว่าตนต้องบันทึกอะไรและตรวจอะไร
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- เลือกจากราคาหรือจำนวนฟังก์ชันโดยไม่ดูกระบวนการของตนเอง
- ย้ายข้อมูลเก่าที่ผิดพลาดเข้าระบบใหม่ทั้งหมด
- ปรับแต่งระบบมากเกินไปจนอัปเดตเวอร์ชันใหม่ได้ยาก
- ไม่มีผู้รับผิดชอบโครงการฝั่งธุรกิจที่ตัดสินใจได้
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่
ผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานมักเข้ารหัสข้อมูลและสำรองข้อมูลให้อยู่แล้ว แต่กิจการยังต้องดูแลฝั่งตนเอง เช่น เปิดการยืนยันตัวตนหลายขั้น กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ และปิดบัญชีของพนักงานที่ลาออกทันที
ย้ายระบบกลางปีบัญชีได้หรือไม่
ทำได้ หากยกยอดคงเหลือ ณ วันเริ่มใช้ให้ถูกต้องและเก็บข้อมูลของงวดก่อนหน้าไว้ตรวจสอบ แต่การเริ่มต้นปีบัญชีมักทำให้เปรียบเทียบข้อมูลและปิดงบประจำปีได้ง่ายกว่า
ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้ ERP หรือไม่
ไม่เสมอไป หากกระบวนการยังไม่ซับซ้อน โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เชื่อมกับธนาคารและระบบขายได้ก็เพียงพอ ควรทบทวนอีกครั้งเมื่อมีหลายสาขา สต็อกหลายคลัง หรือการผลิต
ให้เราช่วยเลือกและวางระบบ
Kerwin & Vance ให้คำปรึกษาการเลือกและวางระบบบัญชีหรือ ERP ตั้งแต่สำรวจกระบวนการ ไปจนถึงการย้ายข้อมูลและควบคุมความถูกต้องหลังเริ่มใช้งาน ดูรายละเอียดบริการบัญชีและรายงานทางการเงินและเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือนัดหมายปรึกษากับเรา