ลูกค้ารายใหญ่สั่งเพิ่ม ควรดูยอดขายหรือวงเงินเสี่ยงก่อนอนุมัติ
ยอดขายโตไม่ตอบว่าเปิดเครดิตเพิ่มได้เท่าไร
ลูกค้ารายใหญ่สั่งสินค้าเพิ่มขณะที่ยังมีใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ ผู้บริหารควรเห็นเงินที่กิจการเสี่ยงรับช้าและภาระที่จะเกิดก่อนอนุมัติ ไม่ใช่ดูเพียงยอดขายสะสม ลูกค้าที่สร้างรายได้มากอาจใช้เงินทุนหมุนเวียนมากด้วย และลูกค้าที่มียอดขายไม่สูงอาจมีสัดส่วนหนี้ค้างรับสูงผิดปกติในวันที่ตัดข้อมูล
กรอบต่อไปนี้เป็นแนวทางรายงานและการควบคุมภายในที่กิจการปรับใช้ได้ ไม่ใช่สูตรวงเงินบังคับหรือคำวินิจฉัยการตั้งค่าเผื่อทางบัญชี Microsoft อธิบายระบบบริหารเครดิตที่ใช้วงเงิน กลุ่มลูกค้า ยอดเกินกำหนด และกระบวนการอนุมัติปล่อยคำสั่งซื้อได้ แต่ก่อนเลือกตั้งค่าซอฟต์แวร์ ผู้บริหารต้องตกลงนิยามและอำนาจตัดสินใจก่อน
กำหนดว่าอะไรใช้วงเงิน และนับเพียงครั้งเดียว
เริ่มจากลูกหนี้ที่ยังไม่รับชำระ แล้วพิจารณาสินค้าส่งแล้วแต่ยังไม่วางบิลและคำสั่งซื้อที่อนุมัติแต่ยังไม่ส่งตามนโยบายกิจการ กำหนดวันตัดข้อมูล สกุลเงิน ภาษี เงินมัดจำ และสถานะยกเลิกให้ใช้ฐานเดียวกัน ยอดค้างรับทางบัญชีกับยอดผูกพันเพื่อควบคุมเครดิตเป็นคนละข้อมูล ควรแสดงแยกก่อนรวม ไม่เปลี่ยนคำสั่งซื้อให้กลายเป็นลูกหนี้ในบัญชี
จุดผิดบ่อยคือใบสั่งซื้อที่ส่งของและออกใบแจ้งหนี้แล้ว ยังถูกนับทั้งยอดสั่งซื้อเดิมและลูกหนี้ ให้ใช้รหัสเชื่อมรายการและสถานะล่าสุดตัดส่วนที่เปลี่ยนขั้นออก หากมีเงินรับล่วงหน้า อย่าหักจนกว่าจะยืนยันว่าจัดสรรให้รายการใดและใช้ลดความเสี่ยงนั้นได้ ส่วนหลักประกันหรือประกันเครดิตควรแสดงเงื่อนไขแยก ไม่ถือมูลค่าหน้าสัญญาเท่ากับเงินสดที่รับแน่นอน
ตัวอย่างสมมติ: ยอดลูกหนี้ยังไม่ชนวงเงิน แต่งานใหม่ทำให้เกิน
สมมตินโยบายใช้วงเงิน 1,000,000 บาทบนฐานเดียวกัน ลูกหนี้คงค้าง 600,000 บาท สินค้าส่งแล้วที่ยังไม่อยู่ในลูกหนี้ 150,000 บาท และคำสั่งซื้ออนุมัติที่ยังไม่ส่ง 200,000 บาท รวมยอดใช้วงเงิน 950,000 บาท ถ้ารับคำสั่งซื้อใหม่ 100,000 บาทเต็มจำนวน จะเป็น 1,050,000 บาท เกิน 50,000 บาท แม้หน้ารายงานลูกหนี้เพียงอย่างเดียวดูเหมือนยังเหลือ 400,000 บาท ตัวอย่างนี้สมมติว่าไม่มีรายการซ้ำ เงินรับล่วงหน้า หรือรายการหักอื่น
ทางเลือกอาจเป็นให้ชำระรายการเดิมก่อน ขอเงินล่วงหน้าที่ตกลงได้ แบ่งส่งหลังเงินเข้า หรือขอเพิ่มวงเงินชั่วคราว แต่ต้องดูสัญญาและผลต่อการส่งมอบด้วย ไม่ใช่ทุกกิจการจะระงับส่งของได้ตามใจ และไม่ควรกำหนดวงเงินจากยอดขายปีที่แล้วเป็นเปอร์เซ็นต์ตายตัวโดยไม่ดูความสามารถรับความเสียหายกับประวัติชำระ
ดูการกระจุกตัวและข้อยกเว้นในหน้ารายงานเดียว
แสดงยอดขาย ยอดค้างรับที่ยังไม่ถึงกำหนด ยอดเกินกำหนด ยอดผูกพัน วงเงิน และส่วนที่เกินแยกช่อง พร้อมสัดส่วนลูกหนี้รายนั้นต่อยอดลูกหนี้รวม ณ วันเดียวกัน ลูกค้าหลายรหัสหรือหลายบริษัทที่พึ่งแหล่งเงินเดียวกันควรถูกพิจารณาความเสี่ยงรวมตามข้อเท็จจริง แต่การรวมกลุ่มเพื่อรายงานไม่ได้ทำให้แต่ละนิติบุคคลรับผิดหนี้แทนกันโดยอัตโนมัติ
หากอนุมัติยกเว้น ต้องระบุยอดสูงสุด รายการที่ครอบคลุม ผู้อนุมัติ เหตุผล วันหมดอายุ และผู้ติดตามเงิน ไม่ใช้คำว่าเป็นลูกค้าเก่าแทนการตัดสินใจ กำหนดเหตุทบทวน เช่น ผิดนัดใหม่ เช็คคืน หรือยอดผูกพันโตเร็ว แล้วตรวจว่าการปล่อยงานนอกวงเงินเกิดซ้ำจนกลายเป็นนโยบายเงาหรือไม่
เริ่มจากรายงานที่ตอบว่าใครต้องเลือกอะไร
ให้ฝ่ายบัญชียืนยันยอด ฝ่ายขายยืนยันคำสั่งซื้อ และผู้มีอำนาจตัดสินใจเลือกระหว่างรับเพิ่ม รับแบบมีเงื่อนไข หรือยังไม่อนุมัติ พร้อมบันทึกเหตุผลและวันติดตาม ทดลองรายงานกับลูกค้าสำคัญหนึ่งรายก่อนตรวจย้อนจากเอกสารถึงยอดรวม แล้วจึงขยายใช้ ไม่ถือว่าเปิดระบบเตือนเครดิตแล้วข้อมูลและอำนาจอนุมัติถูกต้องครบ
Kerwin & Vance มีบริการรายงานผู้บริหารและการควบคุมภายในตามเว็บไซต์ การหารือควรเริ่มจากข้อมูลลูกหนี้ คำสั่งซื้อ นโยบายเครดิต และตัวอย่างข้อยกเว้นที่พบ เพื่อออกแบบข้อมูลสำหรับการตัดสินใจที่กิจการรับผิดชอบได้ กรอบนี้ช่วยมองความเสี่ยงที่ซ่อนในงานใหม่ แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะเก็บเงินได้หรือไม่มีหนี้เสีย
