บริษัทมีกำไรปีนี้ จ่ายปันผลได้เลยไหม ผู้บริหารต้องตรวจอะไร
กำไรปีนี้กับกำไรที่จ่ายได้ เป็นคนละคำถาม
บริษัทเห็นกำไรในรายงานล่าสุดแล้วอยากโอนเงินให้ผู้ถือหุ้นทันที ควรหยุดตรวจฐานการจ่ายก่อน ไม่ใช้กำไรเดือนล่าสุดหรือยอดเงินในบัญชีธนาคารเป็นคำอนุมัติ บทความนี้กล่าวถึงบริษัทจำกัดตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ไม่ใช่หลักเกณฑ์บริษัทมหาชน และเป็นกรอบเตรียมข้อมูลให้ผู้บริหารตรวจร่วมกับผู้ทำบัญชีและที่ปรึกษา
มาตรา 1201 ห้ามจ่ายเงินปันผลจากเงินประเภทอื่นนอกจากกำไร และถ้าบริษัทขาดทุนต้องแก้ไขให้หายขาดทุนก่อน จึงต้องดูยอดสะสมและรายการปรับปรุงบัญชี ไม่ใช่มองเฉพาะผลปีที่กลับมาเป็นบวก เงินกู้ที่เข้าบัญชีเพิ่มสภาพคล่องแต่ไม่ได้กลายเป็นกำไรที่นำมาปันผลเพียงเพราะมีเงินอยู่
ตัวอย่างที่ทำให้เห็นขาดทุนเดิม
สมมติขาดทุนสะสมยกมา 800,000 บาท และกำไรสุทธิปีปัจจุบันที่ยืนยันแล้ว 500,000 บาท โดยไม่มีรายการอื่น จะยังเหลือขาดทุน 300,000 บาท ตัวอย่างนี้แสดงว่าเห็นกำไรปีนี้ไม่ได้แปลว่ามีกำไรพร้อมแจก แม้บริษัทจะมีเงินสดมากกว่าตัวเลขทั้งสองก็ต้องตรวจเงื่อนไขตามกฎหมายก่อน
หากอีกกรณีหลังตรวจบัญชีไม่มีขาดทุนค้าง ก็ยังไม่ควรนำกำไรทั้งหมดไปเป็นยอดปันผลทันที ต้องตรวจทุนสำรอง ข้อบังคับ สิทธิของหุ้น และการอนุมัติ รวมถึงเงินที่ต้องใช้ดำเนินงาน ตัวอย่างนี้เป็นเพียงการแยกชั้นคำถาม ไม่ใช่สูตรคำนวณยอดที่บริษัทใดจ่ายได้โดยอัตโนมัติ
ทุนสำรองต้องตรวจฐานและยอดเดิม
มาตรา 1202 กำหนดให้จัดสรรทุนสำรองอย่างน้อยหนึ่งในยี่สิบของผลกำไรที่บริษัททำมาหาได้จากกิจการทุกคราวที่แจกเงินปันผล จนทุนสำรองถึงหนึ่งในสิบของทุนบริษัท หรือมากกว่านั้นตามข้อบังคับ จึงไม่ควรตั้งสูตรเพียงหัก 5% ของยอดเงินปันผลที่อยากจ่าย โดยยังไม่ได้ตรวจฐานกำไรและทุนสำรองที่มีอยู่
ให้ฝ่ายบัญชีแสดงยอดทุนที่ใช้พิจารณา ทุนสำรองยกมา การจัดสรรที่ผ่านมา และรายการที่เสนอครั้งนี้ พร้อมข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง หากมีส่วนเกินมูลค่าหุ้น ต้องตรวจการบวกเข้าทุนสำรองตามมาตราเดียวกันด้วย การจัดสรรทุนสำรองเป็นการจัดประเภทในบัญชี ไม่ได้ตอบเองว่าเงินสดพร้อมจ่ายเท่าไร จึงต้องทำตารางสภาพคล่องแยก
มติและวันจ่ายต้องไปด้วยกัน
ตามมาตรา 1201 การประกาศอนุญาตเงินปันผลต้องอาศัยมติที่ประชุมใหญ่ ส่วนกรรมการอาจจ่ายปันผลระหว่างกาลเมื่อปรากฏว่ามีกำไรสมควรพอ ต้องแยกว่ากำลังใช้ช่องทางใดและมีหลักฐานรองรับอะไร ไม่เรียกการถอนเงินของผู้ถือหุ้นทุกครั้งว่าเงินปันผลย้อนหลังเพื่อให้บัญชีลงตัว
ตัวบทปัจจุบันกำหนดให้จ่ายปันผลให้แล้วเสร็จภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันที่ที่ประชุมใหญ่หรือกรรมการลงมติ แล้วแต่กรณี จึงควรเตรียมทะเบียนผู้รับ จำนวนและสิทธิที่เกี่ยวข้อง วันโอน และหน้าที่ภาษีที่ต้องให้ผู้รับผิดชอบตรวจไว้ก่อนลงมติ ไม่อนุมัติยอดก่อนแล้วค่อยหวังว่าเงินจะเข้าทัน และไม่แทนหนึ่งเดือนด้วย 30 วันโดยอัตโนมัติ
ชุดตัดสินใจที่ผู้บริหารควรได้รับ
จัดเอกสารเป็นสี่ส่วน: ผลกำไรและขาดทุนสะสมที่กระทบยอดแล้ว ตารางทุนสำรองและข้อบังคับ ร่างมติพร้อมวิธีแบ่งตามสิทธิ และแผนเงินสดหลังจ่ายที่รวมภาระถึงกำหนด แยกรายการที่ผู้ทำบัญชียืนยันแล้วออกจากประมาณการ หากยอดยังไม่ตรงหรือเอกสารสำคัญขาด ให้ระบุผู้แก้และเงื่อนไขก่อนเสนออนุมัติ
Kerwin & Vance ให้คำปรึกษาด้านบัญชี รายงานผู้บริหาร และกฎหมายธุรกิจตามขอบเขตบริการ การเริ่มด้วยชุดข้อมูลนี้ช่วยแยกว่าติดเงื่อนไขกำไร การอนุมัติ หรือสภาพคล่อง คำตอบที่ดีจึงไม่ใช่เพียงจ่ายได้กี่บาท แต่ต้องอธิบายฐานข้อมูล ผู้มีอำนาจ และขั้นตอนที่ทำให้การตัดสินใจตรวจสอบย้อนหลังได้
