วางระบบบัญชีให้ธุรกิจเริ่มต้น: ผังบัญชี เส้นทางเอกสาร และขั้นตอนที่ตรวจสอบได้
ธุรกิจจำนวนไม่น้อยเริ่มต้นด้วยการเก็บใบเสร็จไว้ในกล่อง แล้วค่อยส่งให้สำนักงานบัญชีทำย้อนหลังตอนใกล้ยื่นภาษี วิธีนี้อาจพอใช้ได้ในช่วงแรก แต่เมื่อรายการซื้อขายมากขึ้น เอกสารที่หายหรือบันทึกผิดหมวดจะกลายเป็นต้นทุนที่ต้องจ่ายทีหลัง ทั้งเวลาแก้ไข ค่าปรับ และตัวเลขที่ผู้บริหารนำมาใช้ตัดสินใจไม่ได้
การวางระบบบัญชีตั้งแต่วันแรกไม่จำเป็นต้องซับซ้อนหรือแพง สิ่งสำคัญคือมีโครงสร้างที่ชัดเจน 4 เรื่อง ได้แก่ ผังบัญชี เส้นทางเอกสาร การแยกเงินของกิจการออกจากเงินส่วนตัว และรอบการปิดบัญชีที่ทำได้จริงทุกเดือน
ทำไมต้องวางระบบบัญชีตั้งแต่วันแรก
นอกจากเป็นเครื่องมือบริหารแล้ว การจัดทำบัญชียังเป็นหน้าที่ตามกฎหมาย พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้นิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ต้องจัดทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด และเก็บรักษาบัญชีกับเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
ระบบที่ดีจึงช่วยได้สองทางพร้อมกัน คือทำให้กิจการปฏิบัติตามกฎหมายโดยไม่ต้องเร่งแก้ปัญหาปลายปี และทำให้ผู้บริหารเห็นกำไร กระแสเงินสด และลูกหนี้ค้างชำระได้ทันเวลา
ออกแบบผังบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ
ผังบัญชี (Chart of Accounts) คือรายการบัญชีทั้งหมดที่กิจการใช้บันทึกรายการ โดยทั่วไปแบ่งเป็น 5 หมวดหลัก และใช้เลขนำหน้าเพื่อให้ค้นหาและจัดกลุ่มได้ง่าย
| หมวด | ตัวอย่างบัญชี |
|---|---|
| 1 สินทรัพย์ | เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า สินค้าคงเหลือ อุปกรณ์ |
| 2 หนี้สิน | เจ้าหนี้การค้า ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างนำส่ง เงินกู้ยืม |
| 3 ส่วนของเจ้าของ | ทุนจดทะเบียน กำไรสะสม |
| 4 รายได้ | รายได้จากการขาย รายได้ค่าบริการ รายได้อื่น |
| 5 ค่าใช้จ่าย | ต้นทุนขาย เงินเดือน ค่าเช่า ค่าการตลาด |
หลักที่ควรใช้คือ ละเอียดพอให้ผู้บริหารเห็นสิ่งที่ต้องติดตาม แต่ไม่ละเอียดจนผู้บันทึกเลือกบัญชีผิด หากต้องการดูผลแยกตามสาขา ทีมงาน หรือสายผลิตภัณฑ์ ควรใช้มิติหรือรหัสโครงการในโปรแกรมบัญชีแทนการเปิดบัญชีใหม่ซ้ำ ๆ ซึ่งจะทำให้ผังบัญชีบวมและยากต่อการดูแล
กำหนดเส้นทางเอกสารให้ตรวจสอบย้อนกลับได้
เส้นทางการตรวจสอบ (Audit Trail) ที่ดีคือ ทุกตัวเลขในงบการเงินย้อนกลับไปหาเอกสารต้นทางได้ โดยทั่วไปมีสองฝั่งหลัก
- ฝั่งขาย: ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี → ใบเสร็จรับเงิน → บันทึกรับชำระและกระทบยอดกับรายการเดินบัญชีธนาคาร
- ฝั่งซื้อ: ใบขอซื้อ → ใบสั่งซื้อ → ใบรับสินค้าหรือรับงาน → ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย → ใบสำคัญจ่ายพร้อมหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อมีการหักภาษี
เอกสารแต่ละชนิดควรมีเลขที่เรียงต่อเนื่อง ระบุผู้จัดทำและผู้อนุมัติ และจัดเก็บทั้งต้นฉบับกับไฟล์สแกนในที่เดียวกัน เพื่อให้ค้นหาได้เร็วเมื่อผู้สอบบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ภาษีขอดู
แยกเงินของกิจการออกจากเงินส่วนตัว
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในธุรกิจเริ่มต้นคือใช้บัญชีธนาคารเดียวกันทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องของบริษัท ทำให้แยกไม่ออกว่ารายการใดเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ แนวทางที่ควรวางไว้ตั้งแต่ต้นมีดังนี้
- เปิดบัญชีธนาคารในนามนิติบุคคลและใช้รับจ่ายเงินของกิจการเท่านั้น
- หากกรรมการสำรองจ่ายแทนบริษัท ให้ทำใบเบิกเงินทดรองพร้อมเอกสารแนบ แล้วบันทึกเป็นเงินกู้ยืมจากกรรมการหรือเบิกคืนให้ชัดเจน
- ตั้งวงเงินสดย่อยที่มีผู้ดูแลชัดเจน และเบิกชดเชยพร้อมเอกสารครบทุกครั้ง
ปิดบัญชีให้เป็นรอบทุกเดือน
การปิดบัญชีรายเดือนทำให้ปัญหาถูกพบเร็วและแก้ได้ง่าย ขั้นตอนหลักที่ควรทำทุกเดือน ได้แก่
- กระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกบัญชีกับรายการเดินบัญชี
- ทบทวนยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระ แยกตามอายุหนี้
- ตรวจว่ารายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และภาษีหัก ณ ที่จ่ายตรงกับแบบที่ยื่นจริง
- บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าให้ตรงงวด
- ออกรายงานกำไรขาดทุนและกระแสเงินสดให้ผู้บริหารทบทวน
เช็กลิสต์เริ่มต้นระบบบัญชี
- มีผังบัญชีที่ตกลงร่วมกันระหว่างผู้บริหารกับผู้ทำบัญชี
- มีแบบฟอร์มเอกสารขายและซื้อที่มีเลขที่เรียงต่อเนื่อง
- มีผู้อนุมัติรายจ่ายและวงเงินอนุมัติที่ชัดเจน
- บัญชีธนาคารของกิจการแยกจากบัญชีส่วนตัว
- มีที่เก็บเอกสารต้นฉบับและไฟล์สแกนที่ค้นหาได้
- มีปฏิทินยื่นภาษีรายเดือนและรายปี
- มีรอบปิดบัญชีและรายงานผู้บริหารทุกเดือน
คำถามที่พบบ่อย
บริษัทเล็กที่ยังมีรายการไม่มาก ต้องมีผู้ทำบัญชีหรือไม่
ต้องมี นิติบุคคลทุกรายมีหน้าที่จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ไม่ว่าจะมีรายการมากหรือน้อย โดยอาจเป็นพนักงานของบริษัทเองหรือใช้บริการจากภายนอกก็ได้
ต้องเก็บเอกสารบัญชีไว้นานเท่าไร
กฎหมายการบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี และในทางปฏิบัติควรเก็บนานกว่านั้นสำหรับเอกสารที่อาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบภาษีหรือข้อพิพาท
ควรใช้โปรแกรมบัญชีตั้งแต่เริ่มกิจการเลยหรือไม่
ส่วนใหญ่ควรใช้ เพราะโปรแกรมช่วยบังคับเลขที่เอกสาร ออกรายงานภาษี และเก็บประวัติการแก้ไขได้ตั้งแต่ต้น การย้ายจากสมุดหรือไฟล์ตารางทีหลังมักใช้เวลามากกว่าการเริ่มให้ถูกตั้งแต่แรก
ให้เราช่วยวางระบบบัญชีของคุณ
ทีมที่ปรึกษาด้านบัญชีของ Kerwin & Vance ช่วยออกแบบผังบัญชี เส้นทางเอกสาร และรอบการปิดบัญชีให้เข้ากับวิธีทำงานจริงของธุรกิจ ดูรายละเอียดบริการบัญชีและรายงานทางการเงิน หรือนัดหมายปรึกษากับเราได้