ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt): เริ่มใช้อย่างไรให้ราบรื่น
ธุรกิจที่ออกใบกำกับภาษีจำนวนมากทุกเดือนรู้ดีว่าค่าพิมพ์ ค่าส่ง และพื้นที่เก็บเอกสารเป็นต้นทุนที่สูงกว่าที่คิด ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ช่วยลดงานเหล่านี้ และทำให้ข้อมูลภาษีถูกต้องตรวจสอบได้ง่ายขึ้น บทความนี้สรุปสิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่มใช้
e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร
คือใบกำกับภาษีและใบรับที่จัดทำ ส่ง และเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด เมื่อจัดทำถูกต้องตามเงื่อนไข เอกสารนี้มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ และใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ
รูปแบบที่ใช้ได้
- แบบมาตรฐานที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล: จัดทำเป็นไฟล์ตามมาตรฐานที่กำหนด ลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ แล้วนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ทำเองได้หรือใช้ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ เหมาะกับกิจการที่มีเอกสารจำนวนมาก
- แบบส่งทางอีเมล (e-Tax Invoice by Email): ส่งเอกสารให้ลูกค้าทางอีเมลพร้อมส่งสำเนาไปยังระบบประทับรับรองเวลาตามที่กำหนด เหมาะกับกิจการขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกินเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด
ขั้นตอนเริ่มใช้งาน
- สำรวจระบบเดิม: ปริมาณเอกสารต่อเดือน โปรแกรมที่ใช้ออกเอกสาร และวิธีส่งให้ลูกค้า
- เลือกรูปแบบและผู้ให้บริการ: พิจารณาจากปริมาณเอกสาร งบประมาณ และการเชื่อมต่อกับระบบบัญชี
- เตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์: สำหรับรูปแบบที่ต้องลงลายมือชื่อดิจิทัล
- ยื่นคำขอใช้ระบบกับกรมสรรพากร: ตามรูปแบบที่เลือก และรอการอนุมัติก่อนเริ่มออกเอกสารจริง
- ปรับแบบฟอร์มและเลขที่เอกสาร: ให้มีรายการครบตามกฎหมายและเลขที่ต่อเนื่อง
- ทดสอบและแจ้งลูกค้า: ทดลองกับลูกค้าบางรายก่อน และแจ้งช่องทางรับเอกสารใหม่ให้ชัดเจน
- กำหนดวิธีเก็บรักษาไฟล์: เก็บไฟล์ต้นฉบับให้ค้นหาได้และไม่ถูกแก้ไขตลอดระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
ประโยชน์ต่อธุรกิจ
- ลดค่าพิมพ์ ค่าจัดส่ง และพื้นที่เก็บเอกสาร
- ลูกค้าได้รับเอกสารเร็วขึ้น ช่วยให้รับชำระเงินได้เร็วขึ้น
- ข้อมูลภาษีซื้อและภาษีขายถูกต้องและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- ลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายหรือเสียหาย
ข้อควรระวัง
- การยกเลิกเอกสาร ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ต้องทำตามขั้นตอนของระบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย ไม่ใช่แก้ไฟล์เดิม
- ข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขา ต้องถูกต้องก่อนออกเอกสาร
- ควรกำหนดสิทธิ์ผู้ออกเอกสารและเก็บประวัติการทำรายการ
- ช่วงเปลี่ยนผ่านอาจมีทั้งเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ต้องคุมเลขที่ไม่ให้ซ้ำกัน
เชื่อมกับระบบบัญชีให้ได้ประโยชน์เต็มที่
ประโยชน์สูงสุดเกิดเมื่อระบบออกเอกสารเชื่อมกับระบบบัญชีโดยตรง ข้อมูลขายจะถูกบันทึกบัญชีและเข้ารายงานภาษีขายอัตโนมัติ ลดการกรอกซ้ำและความผิดพลาด ฝั่งรับเอกสารจากผู้ขายก็ควรมีขั้นตอนตรวจและนำเข้าไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน
คำถามที่พบบ่อย
ลูกค้ายังต้องการเอกสารกระดาษ ทำอย่างไร
สามารถส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่กับการให้ข้อมูลแก่ลูกค้าว่าเอกสารมีผลทางกฎหมาย หากลูกค้าต้องการสำเนาเพื่อใช้งานภายใน ก็พิมพ์จากไฟล์ได้ แต่ควรกำหนดแนวทางให้ชัดว่าเอกสารฉบับใดเป็นต้นฉบับ
ต้องเปลี่ยนทั้งหมดในครั้งเดียวหรือไม่
ไม่จำเป็น หลายกิจการเริ่มจากเอกสารบางประเภทหรือบางสาขาก่อน แล้วค่อยขยายเมื่อระบบและทีมงานพร้อม
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บนานเท่าไร
ต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ โดยเก็บในรูปแบบที่เข้าถึงได้และแสดงได้ว่าไม่มีการแก้ไข
ให้เราช่วยวางระบบเอกสารภาษี
Kerwin & Vance ช่วยวางระบบเอกสารทางภาษีและขั้นตอนการทำงาน รวมถึงการเริ่มใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ให้เชื่อมกับระบบบัญชีอย่างราบรื่น ดูรายละเอียดบริการภาษีอากร หรือนัดหมายปรึกษากับเรา
ข้อมูลในบทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป เงื่อนไขและวิธีการอาจเปลี่ยนตามประกาศของกรมสรรพากร ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนดำเนินการ