ตรวจสัญญาธุรกิจก่อนลงนาม: 10 ประเด็นที่มักถูกมองข้าม
สัญญาส่วนใหญ่ถูกเซ็นในช่วงที่ทั้งสองฝ่ายยังมีความสัมพันธ์ที่ดี จึงมักไม่มีใครอยากถามเรื่องที่อาจเกิดปัญหา แต่เมื่อเกิดข้อพิพาทจริง ข้อความในสัญญาคือสิ่งเดียวที่กำหนดสิทธิและหน้าที่ของแต่ละฝ่าย บทความนี้รวบรวม 10 ประเด็นที่ธุรกิจควรตรวจทุกครั้งก่อนลงนาม
1. คู่สัญญาและอำนาจลงนาม
ตรวจชื่อนิติบุคคล เลขทะเบียน และที่อยู่ให้ตรงกับหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด และตรวจว่าผู้ลงนามเป็นกรรมการผู้มีอำนาจตามเงื่อนไขที่จดทะเบียนไว้ หากเป็นผู้รับมอบอำนาจ ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ถูกต้อง
2. ขอบเขตงานและเกณฑ์การส่งมอบ
ระบุสิ่งที่ต้องส่งมอบ ระยะเวลา และเกณฑ์การตรวจรับให้วัดผลได้จริง ขอบเขตงานที่คลุมเครือเป็นสาเหตุอันดับต้นของข้อพิพาทเรื่องงานเพิ่มและการเรียกเก็บเงิน
3. ราคา การชำระเงิน และภาษี
กำหนดราคาว่ารวมหรือไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม งวดการชำระเงิน เอกสารที่ต้องใช้วางบิล และการหักภาษี ณ ที่จ่าย หากมีการปรับราคา ควรมีสูตรหรือเงื่อนไขที่ชัดเจน
4. การผิดนัดและค่าปรับ
ระบุผลของการส่งมอบล่าช้าหรือชำระเงินล่าช้า เช่น ดอกเบี้ยผิดนัดหรือเบี้ยปรับ เบี้ยปรับควรสมเหตุสมผล เพราะหากสูงเกินส่วน ศาลอาจลดลงได้
5. การบอกเลิกสัญญา
กำหนดเหตุที่บอกเลิกได้ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และสิ่งที่ต้องทำหลังเลิกสัญญา เช่น การชำระค่างานที่ทำไปแล้ว การส่งคืนทรัพย์สินและข้อมูล
6. ข้อจำกัดความรับผิดและการชดใช้ค่าเสียหาย
ตรวจว่ามีเพดานความรับผิดหรือไม่ ครอบคลุมความเสียหายประเภทใด และใครต้องชดใช้ในกรณีที่บุคคลภายนอกเรียกร้อง ข้อนี้มักส่งผลทางการเงินมากที่สุดเมื่อเกิดปัญหา
7. ทรัพย์สินทางปัญญา
ระบุให้ชัดว่างานที่ส่งมอบ ซอฟต์แวร์ หรือเอกสารที่สร้างขึ้นตามสัญญาเป็นของใคร และอีกฝ่ายมีสิทธิใช้งานในขอบเขตใด หากไม่ระบุ อาจเกิดปัญหาเมื่อจะนำงานไปใช้ต่อหรือดัดแปลง
8. การรักษาความลับและข้อมูลส่วนบุคคล
กำหนดหน้าที่รักษาความลับและระยะเวลาที่มีผลหลังสัญญาสิ้นสุด หากคู่สัญญาต้องประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแทนกิจการ ควรมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
9. กฎหมายที่ใช้บังคับและการระงับข้อพิพาท
กำหนดกฎหมายที่ใช้บังคับ ศาลที่มีเขตอำนาจหรือการใช้อนุญาโตตุลาการ และหากมีสัญญาหลายภาษา ต้องระบุว่าฉบับภาษาใดใช้ตีความเมื่อข้อความไม่ตรงกัน
10. อากรแสตมป์และการลงนามอิเล็กทรอนิกส์
ตราสารบางประเภทต้องเสียอากรแสตมป์ ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่
| ประเภทสัญญา | อัตราอากร |
|---|---|
| สัญญาจ้างทำของ | 1 บาท ต่อทุก 1,000 บาทหรือเศษของสินจ้าง |
| สัญญาเช่าที่ดินหรืออาคาร | 1 บาท ต่อทุก 1,000 บาทหรือเศษของค่าเช่าตลอดอายุสัญญา |
| สัญญากู้ยืมเงิน | 1 บาท ต่อทุก 2,000 บาทหรือเศษ แต่ไม่เกิน 10,000 บาท |
ตราสารที่ไม่ได้ปิดอากรให้ครบอาจใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่มอากร สัญญาที่ทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ชำระอากรผ่านระบบ e-Stamp Duty ของกรมสรรพากรได้ และการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไข
ทำให้การตรวจสัญญาเป็นกระบวนการ
- จัดทำแบบสัญญามาตรฐานของกิจการสำหรับงานที่ทำบ่อย
- กำหนดว่าสัญญามูลค่าหรือความเสี่ยงระดับใดต้องผ่านการตรวจทางกฎหมาย
- เก็บสัญญาที่ลงนามแล้วในที่เดียว พร้อมวันครบกำหนดและวันต่ออายุ
คำถามที่พบบ่อย
สัญญาที่ตกลงกันทางอีเมลหรือแชตมีผลหรือไม่
การตกลงทางอิเล็กทรอนิกส์อาจมีผลผูกพันได้ แต่การพิสูจน์เงื่อนไขทำได้ยากกว่า สำหรับธุรกรรมสำคัญควรจัดทำสัญญาที่ระบุเงื่อนไขครบถ้วนและลงนามให้ชัดเจน
ต้องตรวจสัญญาที่อีกฝ่ายร่างมาทุกฉบับหรือไม่
ควรตรวจอย่างน้อยประเด็นสำคัญตามเช็กลิสต์ข้างต้น โดยเฉพาะสัญญาที่มีมูลค่าสูง ระยะยาว หรือมีความรับผิดไม่จำกัด
แก้ไขสัญญาหลังลงนามแล้วทำอย่างไร
ทำบันทึกข้อตกลงแก้ไขเพิ่มเติมที่อ้างถึงสัญญาเดิม และลงนามโดยผู้มีอำนาจของทั้งสองฝ่าย ไม่ควรแก้ไขบนตัวสัญญาเดิมโดยไม่มีหลักฐานการตกลงร่วมกัน
ให้เราช่วยตรวจสัญญา
Kerwin & Vance ตรวจสอบสัญญาและข้อตกลง ชี้ประเด็นความเสี่ยงก่อนลงนาม และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง ดูรายละเอียดบริการกฎหมายและทรัพย์สินทางปัญญา หรือนัดหมายปรึกษากับเรา
ข้อมูลในบทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมายสำหรับกรณีเฉพาะ อัตราอากรและเงื่อนไขอาจเปลี่ยนตามกฎหมาย ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนดำเนินการ