中小企业的内部控制与月度管理层报告

内部控制常被视为大公司或上市公司的事。但实际上，小企业才是风险最高的群体，因为许多工作集中在少数几个人手里，一旦出现差错或舞弊，往往要过好几个月才会被发现。

好消息是，有效的控制并不需要繁多的步骤。本文整理了中小企业切实可行的基本控制措施，以及管理层每月应该看到的一套报告。

什么是内部控制

内部控制是一系列政策和程序，用来确保企业按目标运营、财务数字可靠、资产得到妥善保管，并且遵守法律。其核心在于：让差错能尽早被发现，让舞弊难以发生。

明确职责分离

最重要的原则是不让同一个人包揽整个流程。应当相互分离的三类职责是：

• 审批人：审批采购、付款或折扣。
• 记账人：在会计系统中登记交易。
• 资产保管人：保管现金、管理银行账户或看管存货。

如果团队太小，无法完全分离，可以采用补偿性控制，例如由管理层每月亲自查看银行对账单，或规定网银转账必须经两人审批。

以书面形式规定审批权限

审批权限表能让每个人都清楚：哪类支出、多大金额，需要由谁审批。示例如下：

表中数字仅为示例，各企业应根据自身规模和风险来设定，并至少每年复核一次。

每月必做的对账工作

1. 核对所有银行账户的存款余额，并跟进银行尚未入账的未达账项。
2. 将总账中的应收、应付余额与各客户、各供应商的明细逐一核对。
3. 不定期地对备用金进行突击盘点。
4. 全年分批循环盘点存货，而不是等到年底一次性盘点。
5. 将税务报告与实际申报表进行核对。

每月的管理层报告

好的报告应当简短，几分钟就能看完，并能推动决策。建议的基础报告包括：

• 损益表（与预算及上月对比）：并对差异较大的项目作出说明。
• 现金流及未来13周预测：提前看出哪段时间资金会紧张。
• 应收账款账龄：逾期超过30天、60天和90天的金额，以及负责催收的人员。
• 应付账款账龄：下个月需要支付的款项。
• 核心业务指标：如毛利率、每位客户的销售额或存货周转率。

不容忽视的预警信号

• 大量没有说明的调整分录
• 新供应商未经正常审批流程就收到付款
• 某些客户获得折扣或冲减账款的次数异常频繁
• 员工从不休年假，也不让任何人代理其工作

常见问题

只有一名会计人员的公司该如何着手？

首先由管理层负责审批付款，并每月亲自查看银行对账单；在网银系统中将制单权限与审批权限分开；再请外部人员定期抽查。

内部控制应多久复核一次？

至少每年一次。此外，每逢重大变化也应复核，例如更换会计系统、开设新分支机构，或关键岗位人员变动。

管理层报告应在每月几号前出具？

越早越有用。月度结账规范的企业，通常能在次月的第一周到第二周内出具报告。

让我们协助您建立内部控制

Kerwin & Vance 可协助评估风险、设计审批流程，并编制能及时从会计数据中生成的管理层报告。如需了解详情，请查看我们的会计与财务报告服务，或与我们预约咨询。